Persondataloven

Fortegnelse over Gørlev Lokalhistoriske Forening og Arkivs
behandling af personoplysninger

 Algade 14, 4281 Gørlev. CVR: 30465083

Foreningens dataansvarlige:
Formand: Anne Christensen, Tværstenen 46, 4281 Gørlev. Tlf.nr. 5885 5173.
Mail:
Kasserer: Ingrid Rasmussen, Smedeparken 5, 4281 Gørlev. Tlf. 2346 0725. Mail:

Formålet med behandlingen af personoplysningerne er:
A: Varetagelse af kommunikation og administration af bestyrelsen og de frivillige medarbejdere. B: Varetagelse af medlemmernes forhold, herunder udsendelse af medlemsblade og kontingentopkrævning.

Personoplysninger der behandles:
Bestyrelsesmedlemmer: Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefon nummer og mailadresse.
Frivillige: Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefon nr. og mailadresse.
Medlemmer: Almindelige personoplysninger: Navn, adresse,telefon nr. og mailadresse.

Foreningen behandler personoplysningerne om følgende:
Der behandles personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer, frivillige medarbejdere, foreningsmedlemmer og givere i forbindelse med afleveringer til Arkivet.

Videregivelse af personoplysninger til anden part:
Personoplysninger på tre bestyrelsesmedlemmer bliver videregivet til kommunen.
Alle bestyrelsesmedlemmers oplysninger står i medlemsbladet.
Frivillige medarbejderes personoplysninger bliver videregivet til kursusarrangører ved tilmelding.
Foreningsmedlemmernes personoplysninger bliver ikke videregivet.
Givere af arkivalier: Registreres i Arkibas –  er ikke offentligt tilgængelig.

Sletning at personoplysninger:
Arkivleder og frivillige medarbejderes personoplysninger bliver slettet ved forholdets ophør.
Alle bestyrelsesmedlemmers personoplysninger bliver slettet ved udtrædelse af bestyrelsen.
Alle foreningsmedlemmers personoplysninger bliver slettet ved medlemsskabets ophør.
Alle giveres personoplysninger opbevares i ringbind slettes ikke. Giveres personoplysninger  bliver også registreret i Arkibas, som ikke er offentligt tilgængelig.

Opbevaring af personoplysninger:
Personoplysningerne for leder, frivillige medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og medlemmer opbevares på pc’er beskyttet med adgangskode.

Datasikkerhed:
Skulle der opstå mistanke om brud på datasikkerheden, vil der blive rettet henvendelse til Datatilsynet eller politiet inden for 72 timer.

Beskyttelse af personoplysninger:
Der indsamles ikke flere personoplysninger end der er brug for, opbevares ikke længere end nødvendigt og bliver ikke brugt til andre formål, end det de er indsamlet til.
En gang om året bliver personoplysningerne på medlemmerne gennemgået. Udmeldte medlemmer bliver slettet.
Arkivets PC’er anvendes kun af medarbejdere og de vedligeholdes med sikkerhedsprogrammer og opdateringer.

Alt hvad Arkivet opbevarer af billeder og arkivalier er beskyttet af Arkivloven.

Det er muligt at klage til bestyrelsen eller Datatilsynet over foreningens behandling af personoplysningerne.

Senest ajourført: 14. november 2018.